MS Excel, également connu sous le nom de Microsoft Excel, est un logiciel largement utilisé dans la plupart des entreprises ou entreprises du monde entier. Il fournit divers outils, fonctions et fonctionnalités pour rendre ce logiciel rentable pour les entreprises mondiales dans divers domaines. Par conséquent, pour apprendre et organiser correctement les données à l’aide d’Excel, il faut connaître la définition et les bases de ce puissant logiciel.
Cet article aborde la définition de MS Excel et ses bases pour nous aider à nous familiariser avec ce puissant logiciel.
Définition de MS Excel
Par définition, 'Microsoft Excel est un tableur créé par Microsoft qui utilise des tableaux pour enregistrer et analyser des données numériques et statistiques avec des formules et des fonctions'.
En termes simples, MS Excel est un puissant tableur inclus avec Microsoft Office et est principalement utilisé pour enregistrer des données dans des tableaux. Il se compose de plusieurs lignes et colonnes qui peuvent être utilisées pour saisir des données. Le programme est considéré comme utile pour diverses tâches, telles que le calcul des dépenses hebdomadaires, la création de fiches de paie, la comptabilité et le tri/filtrage interactif des données selon divers critères.
Historique et versions de MS Excel
MS Excel est l'un des logiciels de tableur les plus anciens et a fait l'objet de plusieurs mises à niveau et correctifs. Ce puissant tableur a été initialement publié en 1985 pour les systèmes Macintosh. Plus tard, il a été publié sur d'autres plates-formes populaires, notamment Windows.
Le tableau suivant affiche la liste de toutes les versions d'Excel publiées jusqu'à présent pour Macintosh :
| Version Excel (Macintosh) | Année de sortie |
|---|---|
| Exceller 1 | 1985 |
| Excel 1.5 | 1988 |
| Excel 2.2 | 1989 |
| Excel 3.0 | 1990 |
| Excel 4.0 | 1992 |
| Excel 5.0 | 1993 |
| Excel 98 | 1998 |
| Excel 2000 | 2000 |
| Excel 2001 | 2001 |
| Excel 2004 | 2004 |
| Excel 2008 | 2008 |
| Excel 2011 | 2011 |
| Excel 2016 | 2016 |
| Excel 2018 | 2018 |
Le tableau suivant affiche la liste de toutes les versions d'Excel publiées jusqu'à présent pour Windows :
| Version Excel (Windows) | Année de sortie |
|---|---|
| Excel 2.0 | 1987 |
| Excel 3.0 | 1990 |
| Excel 4.0 | 1992 |
| Excel 5.0 | 1993 |
| Excel 95 | Année mille neuf cents quatre-vingts-quinze |
| Excel 97 | 1997 |
| Excel 2000 | 2000 |
| Excel 2002 | 2002 |
| Excel 2003 | 2003 |
| Excel 2007 | 2007 |
| Excel 2010 | 2010 |
| Excel 2013 | 2013 |
| Office 365 et Excel 2016 | 2016 |
| Excel 2019 | 2018 |
Il est important de noter qu'Excel version 4.0 a été inclus dans la suite Microsoft Office dans Office version 3.0. Depuis, Excel a été continuellement mis à jour avec la suite Office.
Fonctionnalités de MS Excel
Au début, Excel a joué un rôle crucial dans l'exécution de diverses opérations financières pour les entreprises, notamment la tenue de livres et de registres. Cependant, il a reçu plusieurs mises à jour au fil du temps, ce qui a généralement contribué à faire d'Excel un logiciel incontournable pour les processus métier. La dernière version d'Excel est dotée d'un large éventail de fonctionnalités.
Certaines des fonctionnalités essentielles de Microsoft Excel sont les suivantes :
En-tête et pied de page: Comme les documents Word, nous pouvons également utiliser un en-tête/pied de page dans nos documents Excel. Il est situé en haut et en bas de chaque page d’un tableur.
Trouver et remplacer: MS Excel nous permet de trouver les données souhaitées, telles que du texte ou des nombres, à l'aide de la fonction Rechercher de la feuille de calcul. En outre, nous pouvons également remplacer les données existantes par des données mises à jour personnalisées.
Mot de passe de protection: En utilisant le mot de passe, nous pouvons protéger notre classeur Excel contre tout accès non autorisé. Cette fonctionnalité nous aide en fin de compte à sécuriser nos données.
Filtrage des données : Le filtrage des données est un moyen plus rapide de rechercher et de continuer à travailler avec un sous-ensemble de données dans une plage sélectionnée. La fonction de filtrage des données est pratique et est livrée avec les options de filtre automatique et de filtre avancé.
Tri des données : Grâce à la fonction de tri des données, nous pouvons organiser les données des feuilles de calcul Excel dans un ordre logique. Excel nous permet généralement de trier les données de différentes manières, notamment par ordre croissant ou décroissant.
Formules intégrées : MS Excel contient une large gamme de formules que nous pouvons utiliser pour effectuer des calculs simples à complexes. Certaines formules de base incluent la somme, la soustraction, la multiplication, la division, la moyenne, le minimum, etc.
Mise à jour des données en temps réel : Dans Excel, nous appliquons différentes fonctions pour calculer les valeurs et obtenir les résultats souhaités. Si nous remplaçons certaines valeurs existantes par de nouvelles, Excel met automatiquement à jour les résultats dans les cellules correspondantes.
Insertion de graphiques : L'une des principales fonctionnalités d'Excel est la disponibilité de divers graphiques, tels que des diagrammes circulaires, des graphiques à barres, des graphiques linéaires, etc. Ces graphiques peuvent parfois faire une énorme différence dans l’analyse et la comparaison des données.
En plus des fonctionnalités standard des feuilles de calcul, Excel fournit également une prise en charge de la programmation via Visual Basic pour Applications (VBA) de Microsoft, ainsi que la possibilité d'accéder aux données provenant de sources externes via Dynamic Data Exchange (DDE) de Microsoft.
Utilisations de MS Excel
MS Excel est largement utilisé pour organiser les données et effectuer des calculs simples à complexes afin d'obtenir des résultats pour l'analyse financière. Il est préféré dans presque tous les secteurs d’activité et dans les entreprises, petites ou grandes.
Malgré cela, il est également utilisé pour gérer les dépenses et autres éléments basés sur des données pour les besoins de la maison. Il n’est pas faux de dire que les utilisations de MS Excel sont presque infinies. Différentes personnes utilisent ce logiciel puissant selon leurs besoins.
forme normale de Greibach
Certaines des utilisations essentielles de MS Excel sont répertoriées ci-dessous :
- La saisie des données
- Gestion de données
- Analyse financière
- Modélisation financière
- Comptabilité
- Gestion du temps
- Gestion des tâches
- Programmation (VBA)
- Gestion de la Relation Client (CRM)
- Création de graphiques, graphiques et rapports
En particulier, Excel est indispensable pour toutes les données qui doivent être organisées.
L'interface Excel
L'interface d'Excel est simple et peut être facilement comprise. Il est important de comprendre l'interface principale pour commencer à travailler dessus.
L'image suivante affiche toutes les principales sections d'Excel, y compris la barre de formule, la ligne, la colonne, la cellule, l'onglet de la feuille de calcul, etc.
Discutons brièvement de tous les termes affichés dans l'image ci-dessus :
Bases de MS Excel
Nous devons connaître les bases de MS Excel pour commencer à travailler dessus. Voici quelques éléments de base à apprendre :
Ouvrir un MS Excel
Ouvrir MS Excel est la première chose que nous devons savoir pour y travailler. Il peut y avoir différentes manières d'ouvrir un MS Excel, telles que :
- Nous pouvons l'ouvrir en double-cliquant sur son icône directement depuis le bureau s'il est installé avec les paramètres par défaut.
- Nous pouvons l'ouvrir en double-cliquant sur son nom dans le menu Démarrer, indiqué dans le dossier MS Office.
- Nous pouvons utiliser la fonctionnalité « Windows Search » et saisir le texte « Excel ». Il affichera tous les fichiers et programmes portant ce nom situés sur l'ordinateur. Ainsi, on peut double-cliquer sur son nom sous les programmes pour l'ouvrir.
Il est important de noter que MS Excel doit être installé sur la machine, et alors seulement nous pourrons l'ouvrir. Si nous ne trouvons pas le programme en suivant les étapes ci-dessus, cela signifie que le système ne dispose pas de suite Office.
Ouvrir une feuille de calcul
Après avoir ouvert MS Excel, il nous demandera de continuer. Plus précisément, il affiche plusieurs tuiles parmi lesquelles nous pouvons choisir celle que nous souhaitons et commencer à travailler dessus. Si nous voulons commencer à travailler à partir de zéro, nous pouvons sélectionner la vignette « Cahier de travail vierge » et lancer une feuille de calcul noire.
De plus, si nous avons un fichier Excel existant et que nous voulons travailler dessus, nous pouvons cliquer sur 'Ouvrir d'autres classeurs' du coin inférieur gauche. Après cela, nous pouvons localiser le fichier à l’aide de l’explorateur de fichiers et double-cliquer dessus. Le fichier existant sera ouvert instantanément.
Travailler avec le ruban
Le ruban est appelé panneau de contrôle central pour Excel. Cet outil puissant est situé en haut de la fenêtre après avoir ouvert Excel.
Nous pouvons presque tout faire dans Excel à partir du ruban.
Un ruban contient plusieurs onglets, tels que Accueil, Insertion, Mise en page, etc., et chaque onglet comprend le nombre de boutons permettant de traiter différentes commandes dans Excel. La meilleure chose à propos de ces boutons est que si nous plaçons le curseur de la souris sur n’importe quel bouton, cela nous indique quelle tâche il effectuera.
En dehors de cela, Excel nous permet de personnaliser le ruban selon notre choix. Nous pouvons masquer/afficher et insérer de nouvelles commandes en conséquence.
Gérer les feuilles de travail
Une autre excellente fonctionnalité d'Excel est que les classeurs Excel peuvent contenir plusieurs feuilles de calcul. Nous pouvons gérer différentes feuilles de calcul du classeur directement depuis le bas de la fenêtre. Dans un « classeur vierge » par défaut, nous pouvons voir une seule feuille avec le nom 'Feuille1'.
Pour insérer plus de feuilles de calcul, nous pouvons utiliser un plus (+) signe, qui est indiqué à côté du nom de la feuille. De plus, nous pouvons clic-droit sur son nom pour afficher le nombre d'autres options liées aux feuilles. Nous pouvons cliquer sur ces options pour gérer les feuilles de calcul en conséquence.
Saisir les données
La saisie des données dans Excel est l'une des étapes de base. Bien qu'il s'agisse de la première étape que nous devons effectuer dans Excel pour commencer à travailler avec des données, elle est assez simple et presque sans effort.
Pour saisir les données, nous pouvons sélectionner la cellule spécifique et commencer à appuyer sur le bouton du clavier en conséquence. Malgré cela, nous pouvons également copier, couper et coller données dans Excel à partir d’autres programmes. En plus de cela, nous pouvons également importer les données d'autres fichiers.
Excel nous permet d'utiliser du texte, des chiffres, des symboles et d'autres caractères nécessaires à la saisie des données.
Effectuer des calculs
C'est une autre fonctionnalité intéressante d'Excel que nous pouvons effectuer divers calculs sur nos données. Effectuer des calculs de base dans Excel est si simple.
Nous pouvons utiliser des signes mathématiques entre les données et les résultats seront fournis automatiquement. Par exemple, si nous saisissons = 4+5 dans l’une des cellules et appuyez sur le bouton Entrée, la cellule affichera la valeur 9 , qui est le somme de 4 et 5. De plus, si nous sélectionnons une cellule particulière, la formule originale (quoi que nous ayons donnée dans cette cellule) est affichée dans la barre de formule.
D'une autre manière, nous pouvons également utiliser les références de cellules et insérer les opérations mathématiques entre elles. Cela dérivera également le résultat correspondant. Par exemple, supposons que nous saisissions 4 dans la cellule A1 et 5 dans la cellule B1. Suivant, on entre = A1+B1 dans la cellule C1. En faisant cela, la cellule C1 affiche la somme des valeurs données dans les cellules A1 et B1.
De même, nous pouvons effectuer d’autres calculs arithmétiques dans Excel.
Utilisation des fonctions
Obtenir des résultats en utilisant les fonctions Excel est l’une des tâches essentielles et peut réduire dans une certaine mesure le temps du processus de travail.
En particulier, la plupart des fonctions/formules prennent des ensembles de nombres comme entrées et fournissent les résultats correspondants. Discutons-en avec un exemple simple :
Supposons que nous entrions 4 dans la cellule A1 et 5 dans la cellule B1. Ensuite, nous entrons = SOMME(A1,B2) dans cellule C1. En faisant cela, la cellule C1 affiche la somme des valeurs données dans les cellules A1 et B1.
Excel dispose d'un large éventail de fonctions utiles. Pour afficher différentes fonctions, nous pouvons accéder à l'onglet « Formules » et sélectionner la catégorie spécifique à partir de là. Excel affiche toutes les fonctions prises en charge pour cette catégorie particulière.
Une fois familiarisés avec les fonctions, nous pouvons entrez le signe égal (=) dans la cellule et écrivez-y en démarrant n'importe quelle fonction. Ensuite, Excel affiche automatiquement les fonctions correspondantes et leur syntaxe. Nous pouvons sélectionner la fonction et continuer selon la syntaxe.
Sauver notre travail
Une fois que nous avons terminé notre travail, nous devons le sauvegarder dans un fichier. Si nous fermons Excel sans le sauvegarder, nous perdrons notre travail. Le moyen le plus simple d'enregistrer un fichier Excel sur un ordinateur consiste à appuyer sur un raccourci clavier. 'Ctrl+S'. Une fois que nous appuyons sur ce raccourci, Excel nous demandera de choisir un nom de fichier et l'emplacement pour l'enregistrer.
On peut aussi cliquer sur le 'Sauvegarder' bouton situé sur le 'Barre d'accès rapide'. Ce bouton nous aide également à enregistrer les données temporaires dans un fichier existant.
Points importants à retenir
Il y a de nombreuses choses cruciales que nous devons savoir avant de commencer à travailler sur Excel. Certaines des choses les plus importantes à retenir sont énumérées ci-dessous :
- Excel nous permet d'utiliser une large gamme de raccourcis clavier pour accélérer notre processus de travail. Nous devons utiliser les touches de raccourci Excel et augmenter la productivité de notre processus de travail.
- Lorsque nous voulons partager un fichier Excel avec quelqu'un et qu'il n'est pas nécessaire de le modifier davantage, nous devons enregistrer un fichier au format pdf. Ce format n'est pas facile à modifier, ce qui protège les données contre les entrées non autorisées. De plus, le format PDF est également mieux connu à des fins d'impression.
- Excel nous permet d'utiliser différentes extensions de fichiers. Cependant, chaque extension a son utilité. En particulier, l'extension XLSX est le format par défaut pour les fichiers Excel lorsqu'il ne contient aucune macro VBA.
- Si le fichier Excel contient de grandes quantités de données (généralement plus de 10 Mo), nous devons utiliser l'extension XLSB. Il est plus rapide et compatible avec toutes les fonctions, le formatage et même les macros VBA. Cependant, ce format peut ne pas être pris en charge dans d'autres tableurs.
- Étant donné qu'Excel prend en charge la programmation VBA, nous ne devons pas ouvrir un fichier Excel reçu de sources non fiables car il peut contenir des codes vulnérables.
- Lors de l'enregistrement d'un fichier Excel à l'aide de la commande « Enregistrer sous », nous devons être prudents ; sinon, nous risquons de remplacer par erreur le fichier par celui d'origine. De cette façon, nous pouvons parfois perdre des données essentielles.