QU'EST-CE QUE LE MIS (SYSTÈME D'INFORMATION DE GESTION)

Un système d’information de gestion (SIG) est un ordinateur système de matériel et de logiciels qui sert de base aux opérations d’une organisation. Un SIG collecte des données à partir de divers systèmes en ligne pour soutenir la prise de décision de gestion, analyse les informations et rapporte les données.

Dans une organisation, il est utilisé pour la coordination, le contrôle, l’analyse et la visualisation des informations. Les personnes, les procédures et la technologie sont tous impliqués dans l’étude des systèmes d’information de gestion dans un cadre organisationnel. Il fournit aux entreprises et aux organisations une technologie qui facilite la communication et le flux d'informations, aidant à résoudre les problèmes et donnant à une organisation un avantage concurrentiel.

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Qu’est-ce que le MIS (Management Information System) ?

Rôle du SIM

Un système d'information de gestion (MIS) est une base de données informatisée de données financières créée et conçue pour générer des rapports réguliers sur les opérations pour tous les niveaux de gestion d'une entreprise. De plus, des rapports spécifiques peuvent généralement être facilement obtenus à partir du système. L'objectif principal du MIS est de fournir aux managers un retour d'information sur leurs performances afin que la haute direction puisse garder un œil sur l'ensemble de l'entreprise. Le SIG compare souvent les données « réelles » aux résultats « prévus » et aux résultats de l'année précédente pour évaluer les progrès vers les objectifs.

Les données des départements et fonctions de l’entreprise sont envoyées au MIS. Certaines informations sont collectées automatiquement via des caisses connectées à un ordinateur, tandis que d'autres informations sont saisies manuellement à intervalles réguliers. D'autres rapports sont acquis à l'aide de langages de requête intégrés, tandis que les rapports de routine sont préprogrammés et exécutés périodiquement ou à la demande. Les gestionnaires utilisent des fonctions d'affichage intégrées au système pour vérifier les progrès sur les ordinateurs de bureau connectés au MIS par des réseaux. La performance des actions de la société est également suivie et affichée par plusieurs systèmes sophistiqués.

Évolution du SIM

Il est utile de diviser l'histoire des systèmes d'information de gestion en quatre ou cinq périodes pour donner un sens à son évolution.

Milieu des années 1960 au milieu des années 1970 :

Les systèmes d’information étaient centralisés au cours des premières années des SIG informatisés et étaient uniquement axés sur les exigences de gestion et de gouvernance. Les services comptables étaient en charge de la plupart des systèmes d'information et de leurs rapports.

Milieu des années 1970 au milieu des années 1980 :

Même si le MIS était encore principalement axé sur la gestion et la surveillance, d'autres départements commençaient à tirer parti de la technologie. La forme et la portée des groupes de pilotage supplémentaires des systèmes d'information et des initiatives menées par les utilisateurs ont souvent donné lieu à des projets.

Milieu des années 80 à la fin des années 90 :

Cette période a vu la croissance des systèmes d'information centralisés et la décentralisation de l'information. Chaque division possède son réseau informatique. La gestion de l'information était souvent qualifiée de « chats bergers ». Un nouveau métier consistant à gérer l'acquisition et l'exploitation de divers systèmes d'information a évolué dans de nombreuses entreprises au cours de cette période.

De la fin des années 1990 à nos jours :

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Les systèmes d’information sont encore étroitement liés à la gouvernance et à la gestion dans la période moderne, mais ils sont largement dispersés et accessibles à presque tous les employés sur plusieurs plateformes. Afin qu'une entreprise cliente puisse facilement accéder aux informations sur les fournisseurs et que ses consommateurs, à leur tour, puissent accéder à ces informations, de nombreux systèmes d'information sont intégrés entre différentes entreprises.

Aujourd'hui en avant :

La croissance rapide de la bande passante Internet a entraîné une dépendance significative au cloud computing. Certains prétendent que cela annonce une nouvelle ère dans l’ascension du travailleur et que c’est l’ère des systèmes d’information de gestion. De nos jours, presque tous les employés peuvent porter un jugement éclairé grâce aux outils facilement accessibles sur plusieurs plateformes. La distinction entre ceux qui créent et ceux qui utilisent les informations des SIM devient de plus en plus floue.

Piliers du SIM

La gestion, l'information et le système constituent les trois piliers de MIS. Ceux-ci sont décrits plus en détail ci-dessous.

Planification
Organisation
Recrutement
Direction
Contrôler

Composants du SIG

Cinq composants composent un système d'information de gestion : les personnes, les processus métier, les données, le matériel et les logiciels. Pour atteindre les objectifs de l’entreprise, chacune de ces composantes doit coopérer.

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Objectif du SIM

Les principaux objectifs d'un SIG sont d'aider les dirigeants à prendre des décisions qui font progresser la stratégie de l'entreprise et de mettre en œuvre la structure organisationnelle et la dynamique de l'entreprise afin de gérer l'organisation plus efficacement et d'acquérir un avantage concurrentiel.

Certains objectifs du SIG sont les suivants :

Capture de données :Les données sont collectées par MIS à partir de diverses sources organisationnelles internes et externes. Les données peuvent être capturées manuellement ou via des terminaux informatiques.Traitement des données :Les données enregistrées sont traitées pour créer les informations nécessaires. Le traitement des données comprend des tâches telles que le calcul, le tri, la catégorisation et la synthèse.Stockage des informations :Les données traitées ou non sont conservées dans le MIS pour une utilisation ultérieure. Toute information qui n’est pas immédiatement nécessaire est conservée sous forme d’enregistrement que l’organisation pourra utiliser ultérieurement.Récupération d'informations :En fonction des besoins, le système d'information de gestion récupère les données de ses bases de données pour les différents utilisateurs.Dissémination d'information:Les utilisateurs de l'organisation reçoivent des informations, produit fini du système d'information de gestion. Elle s'effectue régulièrement ou en ligne via un terminal informatique.

Caractéristiques du SIM

Approche système :MIS adhère à l'approche système, qui désigne une procédure étape par étape pour examiner le fonctionnement d'un système dans le contexte de l'objectif pour lequel il a été créé. Cela implique d’avoir une perspective globale sur le fonctionnement des sous-systèmes organisationnels.Orienté management :La nature orientée gestion du SIG suggère qu’une méthodologie de conception du SIG descendante doit être utilisée. Selon une approche descendante, les besoins de gestion et les objectifs commerciaux sont décidés dès le début du développement du système. MIS suggère une gestion qui travaille de manière dynamique avec le développement du système pour atteindre l'exhaustivité des décisions de gestion.Selon les besoins :Le SIG doit être conçu et développé sur la base des données dont les gestionnaires ont besoin. La planification stratégique, le contrôle de gestion et le contrôle opérationnel sont trois niveaux distincts auxquels se trouvent les informations de conception et de développement nécessaires. En conséquence, le SIG doit répondre aux exigences uniques des gestionnaires aux différents niveaux de la hiérarchie d'une organisation.Axé sur l'avenir :Les SIG doivent être conçus et développés en pensant à l’avenir afin qu’ils ne se limitent pas à fournir uniquement des données historiques.Intégré:Un SIG complet combine tous ses sous-composants pour fournir les données pertinentes permettant de prendre une décision judicieuse. Un élément essentiel du MIS est un système intégré qui combine les données de plusieurs domaines opérationnels.Flux de données courants :Cette idée sous-tend plusieurs perspectives fondamentales sur l'analyse du système, notamment la réduction de la duplication, la fusion des tâches associées et la rationalisation des processus. L’augmentation du flux de données commun est une idée judicieuse et rentable.Planification à long terme :Étant donné que le SIG implique une planification logique pour le succès d'une organisation, il doit toujours être développé comme un plan à long terme. L'analyste doit tenir compte des exigences de l'entreprise et des analyses prospectives lors de la création du SIG.Relation pertinente entre la planification des sous-systèmes :Le développement du SIM doit être décomposé en sous-systèmes associés. Ces systèmes de support doivent être utiles avec une planification minutieuse.Base de données centrale :Les données sont présentées sous forme de tableau dans la base de données centrale. Cette base de données contient des données relatives aux inventaires, aux employés, aux clients et à d'autres sources d'informations. La base de données est responsable des processus d’insertion, de suppression et de mise à jour des enregistrements.

Types de système d'information de gestion (MIS)

Les systèmes d'information se présentent sous diverses formes pour collecter des données, fournir des rapports et aider les responsables opérationnels et intermédiaires à prendre des décisions. Selon la situation, plusieurs systèmes d'information de gestion sont utilisés. Ainsi, le choix du type de SIG approprié est crucial. Voici quelques-uns des types de SIM les plus souvent utilisés :

1. Système de reporting de gestion

Il s'agit d'une base de données qui suit toutes les finances et activités commerciales à différents niveaux de gestion. Les gestionnaires de niveau intermédiaire utilisent généralement un système de reporting de gestion pour produire des rapports fréquents en comparant les performances financières passées et présentes afin d'évaluer la croissance financière. Les managers de niveau intermédiaire peuvent également l'utiliser pour analyser leurs performances. Les cadres supérieurs comparent la situation financière actuelle et l'efficacité opérationnelle de l'entreprise avec les objectifs établis de l'entreprise à l'aide des données fournies par le système de reporting.

2. Systèmes de contrôle de processus

Ce système se concentre sur les activités commerciales physiques ou industrielles, telles que l'assemblage automobile, le raffinage du pétrole ou la fabrication de métaux. Le système de contrôle de processus collecte en permanence des données et produit un rapport sur les performances du système. Le rapport aide la direction à évaluer le fonctionnement du processus et fournit des informations sur le moment où un événement spécifique s'est produit. De plus, il révèle la fréquence à laquelle le système de production s’écarte d’un processus de production cyclique. Ce type de données est utile pour évaluer l'efficacité du système de production et maintenir le contrôle sur la sécurité des travailleurs et des équipements.

3. Système de vente et de marketing

Les gestionnaires peuvent surveiller l'efficacité des ventes et de la publicité d'une entreprise grâce aux systèmes de vente et de marketing. Grâce aux avis et commentaires des clients, les systèmes marketing peuvent générer des rapports qui aident les gestionnaires à améliorer le calibre de leurs produits. Les responsables marketing qui utilisent des systèmes de vente peuvent utiliser des rapports pour en savoir plus sur les ventes attendues et évaluer comment elles se comparent aux revenus actuels. Ils peuvent utiliser cela pour reconnaître des modèles et développer des solutions pour un développement futur. Ces systèmes peuvent suivre les écarts de prix entre les produits et les promotions et campagnes publicitaires en cours utilisées par des détaillants spécifiques. Les gestionnaires peuvent utiliser ces informations pour suivre les ventes d'un produit et cibler des promotions ou des remises supplémentaires.

4. Système de contrôle des stocks

Il assure le suivi de chaque événement lié aux stocks, tel que le vol, la détérioration et les stocks disponibles, permettant à la direction de voir quels produits se vendent plus rapidement et nécessitent un réapprovisionnement, soit dans des points de vente spécifiques, soit dans l'entrepôt de l'entreprise. Le mouvement des stocks vers l'entrepôt, de l'entrepôt vers les magasins, les ventes et les retours sont tous suivis par le système de contrôle des stocks.

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5. Systèmes comptables et financiers

Il assure le suivi des actifs et des investissements d'une organisation. Il compile toutes les informations pertinentes pour les rapports financiers requis par la loi pour les impôts fédéraux, étatiques et locaux, la masse salariale et les fonds de pension. Si l'institution publie des rapports annuels, le système comptable et financier délivre les rapports requis pour ces audits. Cela facilite également la comptabilisation des transactions quotidiennes, telles que le chiffre d'affaires, les retours et les dépôts bancaires. Cette méthode constitue la base des relevés mensuels tels que les profits et pertes et les bilans. De plus, ces déclarations aident les gestionnaires à comparer la réussite financière actuelle de l'entreprise à ses résultats historiques et à fixer des objectifs d'expansion future.

6. Ressources humaines

Grâce à l'utilisation de ce système de gestion de l'information, la direction peut réglementer la manière dont les informations sont distribuées dans toute l'entreprise. Le système d'information bureautique comprend des outils électroniques que les gestionnaires utilisent pour communiquer avec les autres gestionnaires de service, leur personnel ou encore avec d'autres employés. La paie, les avantages sociaux et la retraite sont tous des composants financiers des systèmes comptables et financiers qui sont suivis par ce système. Le système des ressources humaines suit également bien d’autres éléments. La fourniture d'avis de conformité statutaire nécessite des sessions de formation et des réglementations RH facilitent la communication entre les membres du personnel, les RH et la direction.

7. Système d'aide à la décision

Les systèmes d'aide à la décision collectent des informations provenant de sources internes et externes pour aider les gestionnaires à faire des choix commerciaux. Les données provenant d'autres départements, telles que les données financières, les données d'inventaire ou les marges de vente actuelles pour un trimestre, sont des exemples de données provenant de sources internes. Les sources de données externes incluent les développements du secteur, les taux d’intérêt et les coûts avec des entreprises ou des fournisseurs concurrents. Lorsqu'il porte des jugements sur la croissance, les quotas de travail annuels ou la création de nouvelles politiques, un gestionnaire peut utiliser un système d'aide à la décision.

8. Système d'information exécutif

Le système d'information des dirigeants est conçu pour aider la direction générale à superviser les dirigeants. En fournissant des informations sous forme de tableaux et de graphiques, ce système permet aux gestionnaires d'analyser facilement les données et de prendre des jugements éclairés.

9. Systèmes d'information marketing

Le système d'information marketing fait référence à la collecte, à l'analyse, à l'interprétation, au stockage et à la présentation systématiques, régulières et continues, d'informations sur le marché aux spécialistes du marketing à partir de sources internes et externes. Il donne aux spécialistes du marketing des détails importants pour décider de la meilleure façon de mener à bien les opérations de marketing, telles que la tarification, l'emballage, le développement de nouveaux produits, la distribution, les médias et la promotion.

10. Système de transactions

Les systèmes de traitement des transactions capturent des données au cours de l'activité transactionnelle quotidienne d'une organisation. Ils peuvent également garder un œil sur d’autres opérations régulières comme les files d’attente de marchandises ou les réservations de divers produits. La paie et d'autres opérations d'entreprise impliquant des dépôts peuvent être automatisées grâce aux systèmes de transaction.

11. Système de gestion des informations scolaires

Un système d’information scolaire (SIMS) permet à une école de fonctionner efficacement. De nombreuses écoles utilisent cette technologie pour gérer toutes les opérations en coulisses d’une école ainsi que pour façonner le cerveau des jeunes. Le système d’information scolaire a réduit la charge de travail liée à la tenue et à la gestion des dossiers de fréquentation des élèves.

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12. Planification des ressources de l'entreprise

Une entreprise utilise un logiciel ou un système pour planifier et gérer les activités quotidiennes telles que la chaîne d'approvisionnement, la fabrication, les services, les finances et d'autres processus. La comptabilité et les achats, la gestion de projet, la gestion de la relation client, la gestion des risques, la conformité et les opérations de chaîne d'approvisionnement ne sont que quelques tâches qu'un logiciel de planification des ressources d'entreprise peut effectuer pour automatiser et rationaliser une entreprise ou une organisation.

Avantages du SIG

Facilite la planification :Avec la taille et la complexité croissantes des organisations, les managers travaillent désormais à distance plutôt que depuis le lieu d'opérations, grâce aux informations utiles fournies par le MIS pour une prise de décision efficace.Minimise la surcharge d’informations :Les SIG aident à segmenter les données en composants plus gérables et pertinents pour la prise de décision. En conséquence, d’énormes quantités de données organisées prêtent moins à confusion.Le MIS encourage la décentralisation :La décentralisation du pouvoir est rendue possible grâce au MIS. Cela aide à mettre à jour les politiques et pratiques organisationnelles. Comme il existe des systèmes minoritaires à des niveaux inférieurs de mesure des performances, cela est plausible.Apporte de la coordination :Tous les nœuds de prise de décision organisationnels sont connectés via le MIS. Cela garantit le fonctionnement efficace d’une organisation. Il facilite l'absorption d'activités spécialisées afin que chaque domaine puisse comprendre les besoins et les difficultés des autres.Facilite le contrôle :Le SIG est un instrument crucial reliant la planification et le contrôle managérial. MIS utilise des ordinateurs pour augmenter la capacité de traitement et de stockage des données tout en réduisant les coûts. Il améliore la capacité de la direction à évaluer et à accroître les performances.

Inconvénients du SIM

Assez cher à mettre en place et à configurer :Le principal inconvénient du MIS est qu’il est extrêmement coûteux à déployer pour une entreprise. De nombreux composants matériels et logiciels sont nécessaires au fonctionnement de ce système d’information.Manque de flexibilité pour se mettre à jour :MIS ne peut pas se mettre à jour automatiquement comme beaucoup d'autres applications. Le système doit être mis à jour manuellement en collectant des données brutes et en les y insérant pour traiter et mettre à jour les données précédemment stockées.Risque de fraude :À chaque étape de la transaction, des contrôles et vérifications appropriés doivent être effectués. Toute violation pourrait conduire à des situations potentiellement dangereuses, comme par exemple un intrus publiant des transactions illégales.Prend en compte uniquement les facteurs qualitatifs :Le MIS ignore les aspects non qualitatifs, notamment le moral, l’attitude et la motivation des employés, et se contente de considérer les facteurs qualitatifs.Forte dépendance à la technologie :Dans les systèmes d’information informatisés, la technologie est fortement dépendante. Les informations ne peuvent pas être accessibles en cas de panne d'un appareil ou d'un logiciel jusqu'à ce que le logiciel ou le matériel nécessaire ait été remplacé.