PA : assistant personnel
PA signifie Assistant Personnel. Les assistants personnels sont essentiels pour présenter une planification, une organisation et une planification efficaces dans la vie professionnelle de plusieurs cadres et de nombreux autres professionnels. Un assistant personnel peut opérer sur un lieu de travail ou à distance et est responsable de diverses tâches administratives qui soutiennent directement un individu ou un bureau. Contrairement à un administrateur, qui gère souvent le personnel, un assistant personnel (PA) gère généralement les tâches administratives au nom d'une personne. Cette personne est généralement un manager ou un cadre dans une organisation à but lucratif, à but non lucratif ou gouvernementale. Le travail d'un PA est de décharger un cadre (administrateur) de ses responsabilités administratives afin qu'il puisse se concentrer pleinement sur les activités stratégiques.
Un assistant personnel gère les tâches et activités quotidiennes d'une autre personne. Les assistants personnels sont fréquemment employés par des personnes ayant des métiers exigeants ou une vie sociale active pour gérer leur emploi du temps et terminer les activités nécessaires et fastidieuses.
Les assistants personnels visent à prévoir les besoins et les demandes de leurs employeurs tout en travaillant en étroite collaboration avec eux. Une personne privée peut employer un assistant personnel pour gérer ses responsabilités, comme les horaires sociaux ou les rendez-vous chez le médecin. Un assistant personnel peut également travailler pour une entreprise ou une organisation où il est affecté à un employé spécifique et responsable de la gestion de son horaire de travail et de ses appels téléphoniques.
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Fonctions de l'assistant personnel
Les assistants personnels assistent et supervisent de nombreuses tâches, selon le domaine dans lequel ils travaillent. En milieu résidentiel, ils aident les particuliers tandis qu'en bureau, ils aident les professionnels. Les assistants personnels travaillent souvent la majeure partie de la journée à effectuer des tâches pour leur employeur. Généralement, leurs tâches comprennent :
- Servir de point de contact initial de l'appelant, répondre aux e-mails et aux appels, transférer les messages et marquer les appels à l'attention du responsable
- Réguler l'accès au manager ou au cadre, planifier les réunions et les rendez-vous et suivre les agendas
- Planifier et organiser l'hébergement, le transport et les voyages, ainsi que planifier des conférences et des événements
- Porter à l'attention de la direction ou du dirigeant concernant les responsabilités clés et les délais
- Taper, rassembler et créer des lettres, des rapports et des présentations
- Gestion des systèmes de fichiers et des bases de données
- Communiquer avec les employés, les fournisseurs et les clients tout en mettant en place des procédures et des systèmes administratifs
- Dépenses de montage et d’enregistrement
- Gérer d'autres tâches diverses pour aider le gestionnaire ; cependant, les tâches différeront selon le secteur d'activité et le mandat du gestionnaire.